Ville-la-Grand (74) déploie un environnement numérique souverain pour moderniser le travail collectif

En quoi consiste concrètement votre projet et quels en sont les principaux objectifs ?

Ce projet répond à deux priorités : mieux travailler ensemble et sécuriser nos données. Avant 2023, les agents utilisaient des outils éparpillés : fichiers Word envoyés par mail, dossiers dupliqués, serveurs vieillissants… rien n’était vraiment centralisé. Les données circulaient d’un poste à l’autre sans politique claire de sauvegarde ou d’accès, avec une dépendance forte aux outils des GAFAM (notamment à la suite Microsoft).

Nous avons donc choisi de refondre notre environnement de travail autour d’une suite souveraine et intégrée, opérée en France : Hexagone, développée par Interstis, un éditeur français historiquement implanté dans le secteur public local. Cette suite collaborative réunit désormais, pour l’ensemble des services — techniques, RH, finances, enfance, communication, police municipale — la messagerie, la visioconférence, la coédition de documents, le partage de fichiers et la gestion de projets.

Les agents disposent aujourd’hui d’un espace unifié et sécurisé, avec authentification à double facteur, hébergement en cloud de confiance et chiffrement des échanges. Ce socle commun renforce la collaboration quotidienne tout en garantissant la souveraineté et la protection des données publiques.

Comment le sujet s’est-il imposé à l’agenda de votre collectivité ?

A l’échelle de la municipalité, nous avions accumulé une dette technique assez importante ces dernières années. Les serveurs étaient en fin de vie, certaines machines ne recevaient plus de mises à jour, et la gestion de l’infrastructure reposait encore sur un prestataire externe, sans vision d’ensemble. L’arrivée d’une nouvelle équipe informatique a mis ce constat à plat et permis de relancer une réflexion globale sur notre système d’information.

C’est dans ce contexte que nous avons sollicité un audit avec l’ANSSI. L’objectif était de sécuriser nos serveurs, revoir nos pratiques, et poser les bases d’un plan de cybersécurité durable. L’audit a confirmé nos fragilités : stockage local, redondances, accès multiples, absence de haute disponibilité. Il a aussi rappelé l’urgence de passer à un environnement plus fiable, hébergé en France et conforme aux standards de sécurité actuels.

En parallèle, un séminaire des chefs de service, organisé en juin 2022, a fait émerger une autre demande : celle de mieux travailler ensemble, et d’améliorer la communication entre les services. Les directions avaient besoin d’outils partagés pour suivre les projets, échanger des documents, et renforcer la transversalité. C’est la convergence de ces deux besoins — sécuriser et collaborer — qui a naturellement fait entrer le projet à l’agenda municipal.

Quelles sont les sources d’inspiration que vous avez suivies pour vous faire une idée de ce projet ?

Notre démarche n’est pas née d’un modèle extérieur, mais d’une cohérence politique interne. Ville-la-Grand défend depuis plusieurs années une approche fondée sur la proximité et les circuits courts, notamment dans le domaine de l’alimentation. Nous avons un projet alimentaire territorial qui encourage la production locale, les circuits de distribution courts et les partenariats avec les acteurs du territoire. Cette logique, nous avons voulu la transposer au numérique : faire confiance à des éditeurs français, à taille humaine, capables d’adapter leurs solutions à nos usages plutôt que de nous imposer les leurs.

C’est dans cet esprit que nous avons lancé un benchmark comparatif entre trois solutions : Microsoft (notre outil historique), Wimi (labellisée France 2030) et Interstis. Nous avons testé chacune pendant un mois. Interstis, éditeur français né dans le secteur public local, nous a séduit : les fondateurs, d’anciens secrétaires de mairie, connaissent parfaitement les réalités d’une collectivité. Leur philosophie — mutualiser les évolutions entre tous les clients, sans surcoût — a beaucoup compté dans notre décision.

Nous avons pris appui sur la doctrine interministérielle de 2021 en matière de souveraineté numérique, qui recommande aux collectivités d’éviter les solutions américaines ou non européennes. Ce cadre, ajouté à notre volonté politique d’un numérique responsable et local, a rendu le choix d’Interstis évident.

Y a-t-il des compétences ou sujets spécifiques à maîtriser avant de se lancer dans ce projet ?

Avant toute chose, il faut être conscient qu’un tel projet n’est pas qu’une affaire d’outils : c’est un changement de culture. On touche à des habitudes de travail, à des réflexes parfois anciens, et cela demande du temps. L’accompagnement au changement est donc le point de départ et le fil conducteur.

Nous avons mis en place un réseau d’ambassadeurs, composé de sept cadres issus du comité de direction. Leur rôle a été essentiel : tester la plateforme, identifier les blocages, former leurs collègues et faire remonter les besoins réels. Ce travail de proximité a permis d’éviter les résistances et de créer une dynamique collective.

Sur le plan technique, il faut maîtriser quelques notions clés — gestion des droits, sécurité des accès, interopérabilité avec les logiciels métiers — mais cela s’apprend. L’audit mené avec l’ANSSI nous a aussi aidés à progresser sur la sécurisation des postes et la politique de sauvegarde.

Ce type de projet demande surtout de la progressivité et de la pédagogie : avancer par cas d’usage, montrer concrètement les bénéfices et accompagner pas à pas. C’est ainsi que la collectivité a gagné en maturité numérique, sans brusquer le rythme de travail des agents.

Quelles furent les phases préparatoires du projet ? Avez-vous mené une étude en amont du projet pour définir sa faisabilité ?

Tout est parti du séminaire des chefs de service de juin 2022. Pendant deux jours, les cadres ont partagé leurs besoins et leurs irritants : circulation de l’information, versions multiples, temps perdu à retrouver les bons documents. Ce séminaire a posé les bases du projet et permis d’identifier les attentes.

Dans la foulée, nous avons lancé une phase de test pour comparer les solutions : d’abord avec Wimi pendant un mois, puis avec Interstis le mois suivant.

Une fois la solution choisie, nous avons organisé plusieurs réunions de cadrage pour planifier le déploiement : création d’espaces de travail, définition des droits par service, migration des données prioritaires. L’idée était d’avancer progressivement, par cas d’usage, afin de sécuriser chaque étape et d’impliquer les utilisateurs dans les choix techniques.

Comment avez-vous assuré le bon dimensionnement du projet ?

Nous avons avancé “petit pas par petit pas”, comme le disait souvent un membre de l’équipe projet. C’est devenu une sorte de ligne directrice : ne pas aller trop vite, mais ne jamais s’arrêter. Le projet devait rester proportionné à nos moyens humains et techniques, tout en gardant une dynamique de progression continue.

La première étape a porté sur un cas d’usage simple, qui parle à tous : la préparation des conseils municipaux. Cela nous a permis de tester la coédition, la gestion des accès entre élus et agents, et la circulation des documents dans un cadre sécurisé. Puis nous avons élargi progressivement à la RH, aux finances, aux services techniques, à la communication et à l’enfance.

Le service numérique, composé de trois agents, a piloté le projet de bout en bout : paramétrage, accompagnement, formation, suivi des usages. Chaque déploiement a servi de test pour le suivant. Nous avons parallèlement veillé à limiter la complexité technique. En concentrant nos besoins dans une seule suite — messagerie, visioconférence, coédition, partage et gestion de projets — nous avons évité l’empilement d’outils et facilité l’appropriation par les équipes.

Comment la collectivité a-t-elle financé ce projet et quelles ont été les aides sollicitées/obtenues ?

Fonds propres de la commune : Financement principal du projet, sans recours à l’emprunt. Coût annuel de l’abonnement à la suite Hexagone : environ 20 000 €, comprenant la messagerie, la visioconférence, la coédition, le partage documentaire et la gestion de projets.

Demande en cours d’une subvention FEDER rétroactive : Demande déposée pour les dépenses engagées dans la transformation numérique et la cybersécurité.

Rationalisation interne des coûts : Suppression d’outils dispersés (GRR, Zoom, licences Microsoft). Mutualisation des briques collaboratives dans un environnement unique et souverain. Réduction durable des coûts de maintenance et de gestion multi-outils.

Quels sont les autres acteurs qui vous ont accompagnés dans la préparation et la réalisation de ce projet ?

La collectivité a mené le projet en grande autonomie, portée par la direction des systèmes d’information (DSI) et la direction des ressources humaines (DRH). Aucun cabinet de conseil ou prestataire externe n’a été mobilisé pour la conduite du changement : tout a été piloté en interne, dans un esprit d’expérimentation collective.

Quels conseils donneriez-vous à un élu qui souhaiterait se lancer dans un projet similaire ?

Je dirais qu’il faut oser agir. Beaucoup de collectivités hésitent à sortir des outils qu’elles connaissent depuis toujours, comme Microsoft Office, parce qu’ils sont devenus une norme culturelle autant qu’un réflexe professionnel. Le premier conseil serait donc de partir des usages. Identifier ce dont les équipes ont réellement besoin, plutôt que de reproduire des modèles standards. La mise en place d’un outil collaboratif souverain n’est pas une fin en soi : c’est un levier pour repenser les pratiques, simplifier les circuits, réduire les coûts et renforcer la sécurité.

Deuxième point : ne jamais sous-estimer l’accompagnement au changement. Une partie des agents craint de perdre des fonctionnalités ou des repères, alors qu’en réalité, ils n’utilisent qu’une fraction des possibilités des anciens outils. Il faut donc former, rassurer, expliquer le sens de la démarche : pourquoi on change, ce que cela apporte à chacun, et comment cela protège aussi les données de la collectivité et des habitants.