Avec la formation-action data, Nevers Agglomération objectivise le coût de son service mutualisé d’application du droit des sols

En quoi consiste concrètement votre projet et quels en sont les principaux objectifs ?

Nevers Agglomération regroupe 14 communes, aux profils très variés, allant d’une ville centre d’environ 34 000 habitants à des communes plus petites, principalement rurales. Depuis 2015, certaines de ces communes et des communes hors agglomération (17 au total) ont choisi de mutualiser l’instruction des autorisations d’urbanisme au sein d’un service commun d’application du droit des sols, afin de garantir un niveau d’ingénierie homogène sur l’ensemble du territoire.

Près de dix ans après sa création, ce service traite chaque année entre 1 400 et 1 500 dossiers, avec des niveaux de complexité très différents selon les projets et les communes concernées. Dans un contexte de contraintes budgétaires croissantes, les élus ont souhaité mieux comprendre le coût de ce service mutualisé et la manière dont il est réparti entre les communes.

Le projet a donc consisté à analyser concrètement le fonctionnement du service et ses coûts, en s’appuyant sur des données existantes. L’objectif était de rassembler des informations dispersées – données d’activité, ressources humaines, finances – pour tester différentes règles de répartition et rendre la facturation plus lisible. Au-delà de l’enjeu financier, la démarche visait à renforcer la transparence et la compréhension des décisions, tout en posant les bases d’une méthode d’évaluation réutilisable pour d’autres services mutualisés de l’agglomération.

Comment le sujet s’est-il imposé à l’agenda de votre collectivité ?

Le sujet s’est imposé progressivement à l’agenda de la collectivité à la fin de l’année 2024, dans un contexte de fortes tensions budgétaires pour l’ensemble des communes. Plusieurs élus se sont alors interrogés sur le montant de la facturation du service d’application du droit des sols, sans forcément remettre en cause le principe de la mutualisation ni l’utilité du service. L’irritant principal portait avant tout sur la compréhension des coûts : pourquoi tel montant pour telle commune, sur quels critères, et avec quels effets réels sur l’équilibre budgétaire local.

Ce questionnement s’est inscrit dans un climat d’incertitude plus large, lié notamment aux débats autour de la loi de finances nationale. À cette période, un service dont les règles de facturation reposaient sur des conventions anciennes, mises en place plusieurs années auparavant, est naturellement devenu un point d’attention. Ce qui pouvait être toléré ou peu questionné auparavant a commencé à faire l’objet de demandes d'explications plus précises. Les élus ont exprimé un besoin croissant de transparence et d’objectivation, afin de pouvoir justifier les montants facturés auprès de leurs conseils municipaux respectifs.

L’opportunité de candidater à la formation-action data est alors apparue comme un levier pour structurer cette réflexion, accélérer le travail d’analyse et répondre de manière argumentée aux attentes exprimées par les communes membres.

Pourquoi avez-vous candidaté à la formation-action data proposé par Les Interconnectés, la Banque des Territoires et Intercommunalités de France ?

Nous avons candidaté à la formation-action data proposé par Les Interconnectés, la Banque des Territoires et Intercommunalités de France, parce que nous n’avions jamais conduit ce type d’évaluation auparavant et que nous ressentions le besoin d’être accompagnés méthodologiquement. La collectivité disposait de nombreuses données, mais elles étaient dispersées dans plusieurs outils et peu exploitées.

La formation offrait un cadre structurant pour apprendre à poser une problématique, conduire une phase d’investigation et analyser les données existantes, tout en bénéficiant d’un regard extérieur. Cet accompagnement était d’autant plus pertinent que la demande des élus portait sur des éléments concrets et objectivés, notamment en matière de répartition des coûts du service mutualisé.

Par ailleurs, la formation-action data permettait de travailler en lien étroit entre le service métier et le service en charge de l’évaluation, ce qui correspondait pleinement à notre organisation interne. C’est aussi une opportunité pour pouvoir échanger avec d’autres collectivités engagées dans des projets similaires.

Quelles compétences vous a apporté la formation-action data ?

La formation-action data nous a apporté avant tout des compétences méthodologiques. Elle nous a permis de structurer une démarche d’évaluation, depuis la formulation du problème jusqu’à l’analyse des résultats, en passant par une phase d’investigation approfondie. Nous avons appris à ne pas aller directement vers une solution chiffrée, mais à prendre le temps de comprendre le contexte, les attentes des élus et le fonctionnement réel du service.

Nous sommes montés en compétence sur le recensement et l’exploitation des données. Nous avons travaillé sur des données issues de sources très diverses : outils métiers, tableaux de suivi internes, données financières, données RH. Cela nous a aidés à mieux identifier les limites de chaque source, à fiabiliser l’information et à comprendre comment croiser ces données pour produire des analyses pertinentes.

Un autre apport important concerne les outils. Nous avons pu découvrir et tester des outils d’analyse, de visualisation et, ponctuellement, des outils d’intelligence artificielle que nous ne maîtrisions pas auparavant. Sans être une formation technique approfondie, elle nous a ouvert des perspectives sur ce que ces outils peuvent apporter à l’avenir, notamment pour le reporting et le pilotage des services.

Notre capacité à travailler de manière transversale entre services a été renforcée par cette expérience. Le fait d’associer le service métier et le service en charge de l’évaluation a favorisé un regard croisé sur les pratiques et une montée en compétence collective, au-delà du seul projet ADS (application du droit des sols).

Y a-t-il des compétences ou sujets spécifiques à maîtriser avant de se lancer dans ce projet ?

Il n’est pas nécessaire de disposer de compétences techniques très avancées pour se lancer dans ce type de projet, notamment en matière de data ou d’outils numériques. En revanche, certains prérequis sont importants pour que la démarche soit efficace. Le premier concerne la connaissance du fonctionnement interne de la collectivité et du service concerné. Il est essentiel de bien comprendre les missions, les contraintes opérationnelles et les habitudes de travail du service métier, afin de poser une problématique réaliste.

Un autre point clé est la capacité à travailler de manière transversale. Ce type de projet implique de mobiliser plusieurs services – métier, finances, ressources humaines, systèmes d’information – et d’aller chercher des données qui ne sont pas toujours facilement accessibles. Il faut donc disposer d’une légitimité institutionnelle, ou a minima du soutien de la direction générale, pour faciliter l’accès à l’information et éviter les blocages.

La maîtrise des données existantes constitue également un enjeu. Avant de se lancer, il est utile d’identifier où se trouvent les données, sous quels formats elles sont stockées et quelles sont leurs limites. Cela suppose une certaine rigueur dans la collecte et une capacité à accepter que certaines données soient incomplètes ou imparfaites.

En définitive, il est important d’être prêt à consacrer du temps à la phase d’investigation. Le principal risque n’est pas technique, mais organisationnel : vouloir aller trop vite vers des résultats sans avoir suffisamment clarifié les objectifs, le périmètre et les attentes des élus.

Quelles furent les phases préparatoires du projet ?

Les phases préparatoires du projet ont principalement consisté en un travail d’investigation interne, mené avant et au début de la formation-action data.

Une première étape a été consacrée à l’identification des acteurs concernés par la mutualisation du service d’application du droit des sols. Des échanges ont été organisés avec les agents du service ADS (application du droit des sols) afin de recueillir leur perception du fonctionnement du service, des volumes de dossiers traités et des contraintes opérationnelles. En parallèle, des entretiens ont été menés avec des élus et des représentants de la direction générale pour préciser les objectifs attendus, en particulier sur la question de la répartition des coûts.

Cette phase d’investigation a également permis de dresser un premier état des lieux des données disponibles. Les équipes ont recensé les différentes sources d’information existantes – logiciels métiers, tableaux de suivi internes, données RH et financières – afin d’évaluer leur fiabilité, leur accessibilité et leur capacité à alimenter une analyse pertinente.

L’ensemble de ce travail préparatoire a servi à définir un périmètre pour le projet, à vérifier sa faisabilité et à ajuster les ambitions initiales. Plutôt que de viser immédiatement une évaluation exhaustive de l’impact du service, la collectivité a fait le choix de se concentrer sur un objectif prioritaire : objectiver les modalités de facturation du service mutualisé à partir de données existantes.

Comment avez-vous assuré le bon dimensionnement du projet ?

Initialement, l’ambition du projet était assez large : il s’agissait non seulement d’analyser les modalités de financement du service d’application du droit des sols, mais aussi d’évaluer plus globalement son impact sur la qualité du service rendu aux communes.

Très rapidement, les échanges avec l’animateur de la formation et les autres collectivités participantes ont permis de prendre conscience du niveau d’exigence que représentait un tel périmètre, notamment au regard du temps disponible et des ressources internes mobilisables. Cette prise de recul a conduit la collectivité à recentrer le projet sur l’analyse des coûts du service et des règles de répartition entre les communes.

Ce recentrage a permis de concentrer les efforts sur des résultats attendus par les élus à court terme, et d’éviter le risque d’un projet trop ambitieux qui n’aurait pas abouti. Le choix a également été fait de produire des simulations à partir de données existantes, plutôt que de créer de nouveaux dispositifs de collecte trop lourds.

Par ailleurs, le projet a été dimensionné pour s’inscrire dans le fonctionnement courant de la collectivité. Les équipes ont veillé à articuler les travaux d’analyse avec l’activité quotidienne du service, afin que le projet puisse servir de base à des démarches similaires sur d’autres services mutualisés.

Comment la collectivité a-t-elle financé ce projet et quelles ont été les aides sollicitées/obtenues ?

La participation à la formation-action data n’a pas donné lieu à une subvention financière, celle-ci étant proposée gratuitement dans le cadre de l'accompagnement des collectivités.

La collectivité a principalement mobilisé du temps agent, à la fois du côté du service d’application du droit des sols et du service en charge de l’évaluation et du financement.

Quels sont les autres acteurs qui vous ont accompagnés dans la préparation et la réalisation de ce projet ?

• Les Interconnectés, Intercommunalités de France, Banque des Territoires : animation de la formation, appui méthodologique et mise en réseau avec d’autres collectivités.
• Service d’application du droit des sols (ADS) : apport de l’expertise métier.
• Direction de l’évaluation et du financement : pilotage de la démarche d’analyse.
• Direction générale : appui institutionnel.
• Élus des communes membres : expression des attentes, participation aux comités de suivi et appropriation des résultats.

Quels conseils donneriez-vous à un élu qui souhaiterait se lancer dans un projet similaire ?

Le premier conseil serait de bien associer, dès le départ, le service métier concerné par le projet. Ce sont les agents de terrain qui connaissent le mieux le fonctionnement réel du service, les contraintes opérationnelles et la réalité des charges de travail.

Il est également essentiel de disposer de l’appui de la direction générale. Un projet de ce type nécessite d’aller chercher des données dans différents services et de poser des questions qui peuvent parfois bousculer des pratiques établies. Le soutien hiérarchique permet de sécuriser la démarche et de faciliter l’accès à l’information.

Un autre point clé consiste à prendre le temps de bien poser la problématique avant de chercher des solutions. La tentation est forte de vouloir aller rapidement vers des résultats chiffrés, notamment lorsque la demande des élus est pressante. Or, la phase d’investigation est déterminante pour comprendre les enjeux, définir un périmètre réaliste et éviter des conclusions hâtives.